Guía para pasar la visita de IVC

¿Qué es la visita de IVC?

La visita de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) es la revisión que realiza la Secretaría de Salud a las droguerías para verificar que cumplen con toda la normativa sanitaria vigente. Puede ser programada o sin previo aviso.

Documentos que revisa la Secretaría de Salud

Estos son los documentos que el inspector va a solicitar. Si no los tienes al día, se levanta un hallazgo:

1. Registros diarios de temperatura y humedad

Debes tener el registro de temperatura (rango 15–25 °C) y humedad relativa (30–70 %) de todos los días del mes. No importa si el inspector llega el día 5 o el día 28 — los registros deben estar completos. Si usas formato físico, deben estar firmados. Si usas SysteFarma, el sistema los guarda automáticamente con hora y responsable.

2. Control de desinfección de 13 áreas

La norma exige el registro diario de desinfección de todas las áreas de la droguería: baño, piso, techo, estantería, vitrina, camilla, mesón, puertas, ventanas, zona de residuos, área de dispensación, área de almacenamiento y punto de atención.

3. PGIRASA (Plan de Gestión de Residuos)

Documento obligatorio que debe incluir: diagnóstico de residuos, clasificación por canecas, cronograma anual, RH1 de cada mes y RAEES anual. Todo debe estar actualizado al mes en curso.

4. Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Manual de procesos y procedimientos, autoinspecciones, auditorías internas, acciones correctivas e indicadores de gestión. Debe estar documentado según la Resolución 1403 de 2007.

5. Registro de dispensación de medicamentos

Control de cada medicamento dispensado: paciente, medicamento, cantidad, dosis, lote y fecha de vencimiento. Incluye el registro de inyectología si aplica.

6. Control de proveedores

Maestra de proveedores con NIT, selección con criterios normalizados y calificación periódica. Acta de recepción de medicamentos con cantidades revisadas.

7. Capacitaciones del personal

Registro de capacitaciones del equipo: inyectología, manipulación de alimentos, normas de bioseguridad y manejo de residuos. Con evidencia fotográfica y firmas de asistencia.

8. Devoluciones y medicamentos vencidos

Acta de devolución de medicamentos vencidos o deteriorados, con acuerdo con proveedor y registro del proceso según la Resolución 0371 de 2009.

Checklist de preparación para la visita

Antes de que llegue el inspector, verifica que tu droguería tenga esto en orden:

• ¿Todos los registros de temperatura del mes están completos?
• ¿El PGIRASA está actualizado con el cronograma del año en curso?
• ¿Los RH1 de los meses anteriores están firmados y archivados?
• ¿Las autoinspecciones del SGC se realizaron en las fechas programadas?
• ¿Los termohigrómetros están calibrados y con certificado vigente?
• ¿Las canecas de residuos tienen el color y la rotulación correcta?
• ¿El personal tiene los cursos de inyectología y manipulación de alimentos al día?
• ¿La ruta sanitaria y de evacuación está señalizada?
• ¿El área de almacenamiento de residuos cumple con las condiciones sanitarias?
• ¿Los registros de dispensación están completos y organizados?

¿Qué puntajes asigna la Secretaría?

La visita de IVC asigna un puntaje sobre 100 en cada ítem. Al final, el concepto puede ser:

• Favorable — Cumples con todos los requisitos. No hay hallazgos.
• Favorable con requerimientos — Cumples en lo general pero hay aspectos menores que corregir. Te dan un plazo para subsanarlos.
• Desfavorable — Incumplimientos graves. Puede implicar multas o cierre temporal hasta que corrijas.

¿Cómo SysteFarma te ayuda a pasar la visita?

SysteFarma fue diseñado específicamente para que tu droguería esté siempre lista para la visita de IVC:

• Registros automáticos — temperatura, desinfección y dispensación se guardan con fecha, hora y responsable.
• PGIRASA completo — cronograma, RH1, RAEES y acta anual se generan solos.
• SGC integrado — autoinspecciones, auditorías, acciones correctivas e indicadores.
• Alertas de vencimiento — el sistema te avisa si falta algún registro o documento.
• Reportes listos — todos los formatos que pide la Secretaría se imprimen con un clic.

Con SysteFarma, el director técnico y el propietario ven en tiempo real el estado de toda la documentación. Sin cuadernos, sin Excel, sin sorpresas.