Política de privacidad

1. Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma SysteFarma (en adelante, «la Plataforma») es:

• Nombre comercial: SysteFarma
• Correo único para asuntos de datos personales: [email protected]
• Teléfono: +57 317 479 7206
• Dirección: Cra. 15 #124-30, Usaquén, Bogotá, Colombia

El responsable se compromete a cumplir con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012.

2. Datos que recopilamos

Dependiendo de la interacción del usuario con la Plataforma, podremos recopilar las siguientes categorías de datos personales:

2.1. Datos de registro

• Nombres y apellidos completos.
• Número de cédula de ciudadanía o NIT.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Rol o cargo dentro del establecimiento farmacéutico.

2.2. Datos de la droguería o establecimiento

• Nombre comercial y razón social.
• Dirección física del establecimiento.
• Registro sanitario o permisos de funcionamiento.
• Información sobre el director técnico y propietario.
• Datos de contacto del establecimiento.

2.3. Datos de uso y registros operativos

• Registros diarios de temperatura, humedad y desinfección.
• Registros de atención al cliente, PQRSF y dispensación.
• Registros de gestión de residuos (PGIRASA).
• Reportes mensuales y documentos anuales generados en la Plataforma.

2.4. Datos de navegación

• Dirección IP.
• Tipo de navegador y sistema operativo.
• Páginas visitadas dentro de la Plataforma.
• Fecha y hora de acceso.

3. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recopilados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: permitir el acceso a la Plataforma, gestionar la información del establecimiento y generar los registros y reportes normativos requeridos por la Secretaría de Salud.
• Comunicación: enviar información relevante sobre el servicio, novedades normativas, actualizaciones de la Plataforma, recordatorios y mensajes operativos.
• Soporte técnico: atender consultas, quejas, reclamos y solicitudes de asistencia técnica.
• Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes (Secretaría de Salud, Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras).
• Mejora del servicio: analizar el uso de la Plataforma para optimizar su funcionamiento, identificar errores y desarrollar nuevas funcionalidades.

No utilizaremos sus datos personales para finalidades distintas a las aquí descritas sin obtener previamente su autorización expresa.

4. Derechos del titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene, entre otros, los siguientes derechos (artículo 8):

• Acceso: conocer qué datos personales suyos están siendo tratados y para qué finalidades.
• Corrección: solicitar la actualización, rectificación o modificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recopilados.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos, como el envío de comunicaciones comerciales.
• Prueba de la autorización: solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Revocatoria: revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Queja ante la SIC: presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante SysteFarma.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar una solicitud escrita al correo [email protected] indicando:

1. Nombre completo y documento de identidad del titular.
2. Derecho que desea ejercer (acceso, corrección, supresión u oposición).
3. Descripción clara y precisa de la solicitud.
4. Datos de contacto para recibir la respuesta.

4.1. Procedimiento para consultas y reclamos

• Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012): cuando el titular quiera conocer la información que reposa sobre él, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012): cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento, el reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; si transcurridos dos (2) meses no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido. Si no fuere posible atenderlo en el término inicial, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Mientras se tramita, el dato se marcará con la leyenda «reclamo en trámite».
• El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SysteFarma.

5. Transferencia de datos

SysteFarma no transferirá datos personales a terceros sin el consentimiento previo y expreso del titular, salvo en los siguientes casos:

• Cuando sea requerido por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.
• Para cumplir con obligaciones normativas ante la Secretaría de Salud u otras entidades de vigilancia y control.
• Cuando los datos sean procesados por proveedores de servicios de infraestructura tecnológica (servidores, almacenamiento en la nube, servicios de correo electrónico) que actúan como encargados del tratamiento, bajo estrictas cláusulas de confidencialidad y seguridad.

5.1. Encargados del tratamiento

Los siguientes proveedores tratan datos por cuenta de SysteFarma, algunos fuera de Colombia (transmisión internacional de datos):

• Google LLC — Google Analytics (Estados Unidos): estadísticas de navegación del sitio público, solo si el visitante acepta las cookies de análisis.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos): DNS, proxy y protección de la red; las solicitudes al sitio (incluida la dirección IP) pasan por su infraestructura.
• OVH SAS — OVHcloud (Francia): alojamiento del servidor donde funcionan la Plataforma y su base de datos.
• Backblaze, Inc. — B2 (Estados Unidos): copias de seguridad cifradas de la base de datos.
• Google LLC — Google Drive (Estados Unidos): copias de seguridad de la base de datos y de los archivos adjuntos.
• Google LLC — Gmail (Estados Unidos): envío de correos del servicio, como el restablecimiento de contraseña.

En caso de transferencia de datos a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, SysteFarma adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos conforme a la normativa colombiana.

6. Seguridad de la información

SysteFarma implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso no autorizado o acceso indebido. Estas medidas incluyen:

• Encriptación de contraseñas mediante algoritmos seguros (PBKDF2-SHA256).
• Comunicaciones cifradas mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Autenticación mediante tokens JWT con expiración controlada.
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
• Acceso restringido a la infraestructura tecnológica únicamente al personal autorizado.
• Políticas internas de seguridad de la información y confidencialidad.

No obstante, ninguna transmisión de datos por internet es completamente segura. SysteFarma no puede garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida a través de la Plataforma, pero se compromete a notificar a los usuarios afectados en caso de una violación de seguridad que comprometa sus datos personales, dentro de los plazos establecidos por la ley.

7. Cookies

La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico y recordar preferencias del usuario. Las cookies utilizadas son:

• Cookies técnicas: necesarias para el funcionamiento básico de la Plataforma. No requieren consentimiento del usuario.
• Cookies de sesión: permiten mantener la sesión del usuario autenticado mientras navega por la Plataforma.
• Cookies de análisis (Google Analytics): recopilan información sobre el uso del sitio (páginas visitadas, tiempo de navegación). Solo se activan si el visitante las acepta en el aviso de cookies; mientras no acepte, no se carga Google Analytics ni se envía información.

Puedes cambiar tu decisión en cualquier momento: configurar cookies.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para alertarle cuando una cookie está siendo enviada. Sin embargo, algunas funcionalidades de la Plataforma podrían no estar disponibles si se deshabilitan las cookies técnicas.

8. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que dure la relación contractual con el usuario y, una vez finalizada, durante el término necesario para cumplir con obligaciones legales y normativas aplicables (en particular, las exigencias de conservación de registros de la Secretaría de Salud).

Transcurridos los plazos legales de conservación, los datos serán eliminados de forma segura. No obstante, los reportes y documentos generados por el usuario podrán ser descargados por éste antes de la cancelación del servicio.

9. Contacto del responsable

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de datos personales, el titular puede contactar al responsable del tratamiento a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: [email protected]
• WhatsApp: +57 317 479 7206
• Dirección: Cra. 15 #124-30, Usaquén, Bogotá, Colombia

El responsable designado para la atención de solicitudes de datos personales atenderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, según el procedimiento de la sección 4.1.

10. Actualizaciones de esta política

SysteFarma se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta misma página con la fecha de actualización correspondiente. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para estar informados sobre cómo se protegen sus datos personales.

El uso continuado de la Plataforma después de la publicación de cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

Fecha de entrada en vigencia: 24 de septiembre de 2026. Última actualización: septiembre de 2026. Si tienes preguntas sobre esta política, escríbenos a [email protected].