1. Identificación del responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma SysteFarma (en adelante, «la Plataforma») es:
- Nombre comercial: SysteFarma
- Correo electrónico: [email protected]
- Teléfono: +57 317 479 7206
- Dirección: Cra. 15 #124-30, Usaquén, Bogotá, Colombia
El responsable se compromete a cumplir con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012.
2. Datos que recopilamos
Dependiendo de la interacción del usuario con la Plataforma, podremos recopilar las siguientes categorías de datos personales:
2.1. Datos de registro
- Nombres y apellidos completos.
- Número de cédula de ciudadanía o NIT.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Rol o cargo dentro del establecimiento farmacéutico.
2.2. Datos de la droguería o establecimiento
- Nombre comercial y razón social.
- Dirección física del establecimiento.
- Registro sanitario o permisos de funcionamiento.
- Información sobre el director técnico y propietario.
- Datos de contacto del establecimiento.
2.3. Datos de uso y registros operativos
- Registros diarios de temperatura, humedad y desinfección.
- Registros de atención al cliente, PQRSF y dispensación.
- Registros de gestión de residuos (PGIRASA).
- Reportes mensuales y documentos anuales generados en la Plataforma.
2.4. Datos de navegación
- Dirección IP.
- Tipo de navegador y sistema operativo.
- Páginas visitadas dentro de la Plataforma.
- Fecha y hora de acceso.
3. Finalidad del tratamiento
Los datos personales recopilados serán tratados con las siguientes finalidades:
- Prestación del servicio: permitir el acceso a la Plataforma, gestionar la información del establecimiento y generar los registros y reportes normativos requeridos por la Secretaría de Salud.
- Comunicación: enviar información relevante sobre el servicio, novedades normativas, actualizaciones de la Plataforma, recordatorios y mensajes operativos.
- Soporte técnico: atender consultas, quejas, reclamos y solicitudes de asistencia técnica.
- Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes (Secretaría de Salud, Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras).
- Mejora del servicio: analizar el uso de la Plataforma para optimizar su funcionamiento, identificar errores y desarrollar nuevas funcionalidades.
No utilizaremos sus datos personales para finalidades distintas a las aquí descritas sin obtener previamente su autorización expresa.
4. Derechos del titular (ARCO)
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, conocidos como derechos ARCO:
- Acceso: conocer qué datos personales suyos están siendo tratados y para qué finalidades.
- Corrección: solicitar la actualización, rectificación o modificación de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recopilados.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos, como el envío de comunicaciones comerciales.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar una solicitud escrita al correo [email protected] indicando:
- Nombre completo y documento de identidad del titular.
- Derecho que desea ejercer (acceso, corrección, supresión u oposición).
- Descripción clara y precisa de la solicitud.
- Datos de contacto para recibir la respuesta.
SysteFarma responderá la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la recepción de la comunicación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
5. Transferencia de datos
SysteFarma no transferirá datos personales a terceros sin el consentimiento previo y expreso del titular, salvo en los siguientes casos:
- Cuando sea requerido por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.
- Para cumplir con obligaciones normativas ante la Secretaría de Salud u otras entidades de vigilancia y control.
- Cuando los datos sean procesados por proveedores de servicios de infraestructura tecnológica (servidores, almacenamiento en la nube, servicios de correo electrónico) que actúan como encargados del tratamiento, bajo estrictas cláusulas de confidencialidad y seguridad.
En caso de transferencia de datos a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, SysteFarma adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos conforme a la normativa colombiana.
6. Seguridad de la información
SysteFarma implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso no autorizado o acceso indebido. Estas medidas incluyen:
- Encriptación de contraseñas mediante algoritmos seguros (bcrypt).
- Comunicaciones cifradas mediante protocolo HTTPS/TLS.
- Autenticación mediante tokens JWT con expiración controlada.
- Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
- Acceso restringido a la infraestructura tecnológica únicamente al personal autorizado.
- Políticas internas de seguridad de la información y confidencialidad.
No obstante, ninguna transmisión de datos por internet es completamente segura. SysteFarma no puede garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida a través de la Plataforma, pero se compromete a notificar a los usuarios afectados en caso de una violación de seguridad que comprometa sus datos personales, dentro de los plazos establecidos por la ley.
7. Cookies
La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico y recordar preferencias del usuario. Las cookies utilizadas son:
- Cookies técnicas: necesarias para el funcionamiento básico de la Plataforma. No requieren consentimiento del usuario.
- Cookies de sesión: permiten mantener la sesión del usuario autenticado mientras navega por la Plataforma.
- Cookies de análisis: recopilan información anónima sobre el uso de la Plataforma (páginas visitadas, tiempo de navegación) para mejorar su funcionamiento.
El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para alertarle cuando una cookie está siendo enviada. Sin embargo, algunas funcionalidades de la Plataforma podrían no estar disponibles si se deshabilitan las cookies técnicas.
8. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que dure la relación contractual con el usuario y, una vez finalizada, durante el término necesario para cumplir con obligaciones legales y normativas aplicables (en particular, las exigencias de conservación de registros de la Secretaría de Salud).
Transcurridos los plazos legales de conservación, los datos serán eliminados de forma segura. No obstante, los reportes y documentos generados por el usuario podrán ser descargados por éste antes de la cancelación del servicio.
9. Contacto del responsable
Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de datos personales, el titular puede contactar al responsable del tratamiento a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: [email protected]
- WhatsApp: +57 317 479 7206
- Dirección: Cra. 15 #124-30, Usaquén, Bogotá, Colombia
El responsable designado para la atención de solicitudes de datos personales atenderá todas las comunicaciones en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
10. Actualizaciones de esta política
SysteFarma se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta misma página con la fecha de actualización correspondiente. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para estar informados sobre cómo se protegen sus datos personales.
El uso continuado de la Plataforma después de la publicación de cambios constituye la aceptación de la política actualizada.
Última actualización: junio de 2026. Si tienes preguntas sobre esta política, escríbenos a [email protected].
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